Door Mieke Janssen
De meeste zorgaanbieders faxen niet meer. Wie het nog wel doet, doet dat zelden uit overtuiging: er is één verwijzer, één verpleeghuis of één leverancier die er nog op rekent. Dit stappenplan is voor die laatste faxlijn.
Het kost een paar weken doorlooptijd en weinig werk. Het meeste zit in stap 1 en stap 4: weten wat er nog binnenkomt, en de afzenders op tijd inlichten.
Tel twee weken wat er nog via de fax loopt
Leg een lijstje naast het apparaat, of kijk in het logboek van de faxdienst. Noteer bij elke fax drie dingen:
- van wie hij komt of naar wie hij gaat;
- wat voor bericht het is (recept, verwijzing, uitslag, machtiging, bestelling);
- of het haast had.
Vaak blijkt het om een handvol vaste afzenders te gaan. Dat zijn de partijen met wie je iets moet afspreken. De rest is ruis.
Kies per soort bericht het alternatief
Er is niet één vervanger voor de fax. Elk soort bericht heeft een eigen route, en de meeste heb je al in huis:
- Recepten en verwijzingen gaan als gestructureerd bericht vanuit het eigen informatiesysteem naar het systeem van de ontvanger.
- Losse brieven en bijlagen gaan per beveiligde e-mail. Gewone e-mail is daarvoor niet geschikt.
- Spoed gaat per telefoon, met het bericht zelf erachteraan via een van de routes hierboven.
Vraag je leverancier welke berichten het systeem al elektronisch kan versturen en ontvangen. Vaak staat de functie er, maar is hij nooit aangezet.
Zorg dat anderen je digitale adres kunnen vinden
Een faxnummer stond op elk briefhoofd. Een beveiligd e-mailadres of een elektronisch postbusadres niet. Zet het op de plekken waar een verwijzer of apotheek zoekt: de website, de ondertekening van brieven en e-mails, en de adresgegevens die je systeem met andere zorgaanbieders deelt.
Controleer meteen of de adressen van je eigen vaste contacten in je systeem kloppen.
Licht de vaste afzenders in, met een datum
Stuur de partijen uit stap 1 een kort bericht: per welke datum de fax stopt, en hoe ze je daarna bereiken. Vier weken vooraf is genoeg. Bel de twee of drie die het meest faxen even na; een brief wordt gelezen door de verkeerde persoon.
Vraag ook wat zij nodig hebben. Soms faxt de ander alleen omdat hij denkt dat jij het zo wilt.
Haal het faxnummer overal weg
Zolang het nummer ergens staat, blijft iemand het gebruiken. Loop na:
- website en contactpagina;
- briefpapier, receptpapier en formulieren;
- e-mailhandtekeningen;
- sjablonen in het informatiesysteem;
- vermeldingen bij koepels, zorgverzekeraars en in regionale adreslijsten.
Zeg de lijn op, maar niet op dezelfde dag
Laat de lijn na de stopdatum nog een maand staan en kijk wat er binnenkomt. Elke fax die dan nog arriveert, is een afzender die het bericht heeft gemist: bel hem. Komt er een maand niets meer, zeg dan de lijn of de faxdienst op en ruim het apparaat op.
Leg tot slot vast wat de praktijk doet als het eigen systeem uitvalt. De fax was vaak ook de noodoplossing. Spreek af wie er dan belt, en via welke weg het bericht alsnog volgt.
Als de ander nog faxt
Je kunt een ander niet dwingen te stoppen, wel duidelijk zijn. Meld dat je per fax geen berichten meer ontvangt, geef het adres waar het wel kan en bied aan het de eerste keer samen te testen. Houd de volgorde aan: eerst afspreken, dan de datum, dan pas de stekker.