Door Mieke Janssen
Een huisarts kan niet stoppen met faxen als het ziekenhuis om de hoek er nog op rekent. Daarom werd de fax niet per praktijk uitgefaseerd, maar per regio: alle zorgaanbieders die met elkaar berichten uitwisselen, in dezelfde periode.
Zorgverzekeraars Nederland, VZVZ en RSO Nederland gingen daarvoor regionaal met zorgaanbieders aan de slag. In elke regio keken ze naar drie dingen: onnodig faxverkeer voorkomen, gestructureerde uitwisseling verbeteren, en veilige mail als alternatief voor wat overbleef.
De volgorde, in vijf stappen
Beginnen waar het kan
Het programma begon niet overal tegelijk. In januari 2022 startte een proef met twee regionale organisaties; andere regio’s keken mee om te leren wat zorgaanbieders nodig hadden. In mei 2022 liep het programma in Noord-Holland Noord, Rijnmond en Noordoost-Brabant.
Tellen wie er nog faxt
Elke regio begon met een inventarisatie. Voor die eerste fase was er een vragenlijst om in kaart te brengen welke organisaties nog een fax gebruikten. In Midden-Holland ging een digitale vragenlijst uit over hoe vaak en waarvoor er nog werd gefaxt; op basis daarvan viel het besluit om te stoppen.
Eén datum voor iedereen
Daarna kwam er een datum. In Noord-Holland Noord besloot de regionale samenwerkingsorganisatie eind 2022 dat alle zorginstellingen en zorgverleners zouden stoppen: de ziekenhuizen in april en mei 2023, de rest uiterlijk eind dat jaar.
Binnen elke organisatie: een vaste reeks
Voor een zorginstelling zette de regiocoördinator in Rijnmond de klus uiteen in stappen, hier samengevat:
- zorgen dat het management de urgentie ziet;
- een projectgroep met mensen uit management, zorg, communicatie en ICT;
- een datum waarop de instelling niet meer faxt;
- nagaan wat er wordt verstuurd en wat er binnenkomt;
- per stroom het alternatief bepalen;
- de veilige e-mailadressen aanleveren voor het landelijke adresboek;
- intern en extern aankondigen;
- faxnummers uit de huisstijl en van de website halen;
- overstappen en de laatste faxgebruikers volgen;
- als iedereen over is, de apparaten van de afdelingen halen.
Nabellen
Het laatste deel ging niet vanzelf. In de regio Utrecht en Amersfoort werden de huisartsen en apothekers die na de zomer van 2024 nog faxten, benaderd door een landelijk belteam of door de regionale organisatie zelf.
De regiotoolkit
Voor regionale projectleiders had het programma een eigen gereedschapskist, de regiotoolkit. Daarin zaten de vragenlijst voor de eerste fase, een projectcanvas, een controlelijst, een stappenplan en een apart document voor ziekenhuizen.
Waar het stroef liep
- De fax was ook een adresboek. Aan het faxnummer hingen werkprocessen; zonder goede adresvoorziening wist niemand waar een digitaal bericht heen moest.
- Het was vooral een verandering van gedrag. Werkprocessen aanpassen vroeg meer om ander gedrag dan om techniek.
- Tijd. In Amsterdam en Amstelland bleek tijd en ruimte vrijmaken bij zorgorganisaties het grootste obstakel.
- Geen wildgroei. Regio’s wilden voorkomen dat er lukraak nieuwe manieren van communiceren ontstonden, en kozen per soort bericht een passende toepassing.