In gesprek met:

Sanne Tromp

ICT-projectleider Tergooi Ziekenhuis Hilversum

Wat was voor het Tergooi MC dé succesfactor bij het uitfaseren van de fax? “Een directe aanleiding gecombineerd met aandacht voor de mens”, aldus ICT-projectmanager Sanne Tromp van Buitenhuis Advies. “Het ziekenhuis heeft al eerder een poging gewaagd om van de onveilige fax af te komen. Maar toen was de tijd er nog niet rijp voor. Het is leuk om daar met z’n allen van te leren en het nu anders aan te pakken.”

Sinds drie jaar werkt Sanne als ICT-projectleider aan de nieuwbouw van het Tergooi Ziekenhuis in Hilversum. “Bij werken volgens moderne maatstaven past geen onveilige, analoge fax. En een digitale trouwens ook niet”, vindt Sanne. “Als je echt veilig wilt werken, gaat de fax eruit en zoek je een duurzaam alternatief.”

"In een hypermodern ziekenhuis hoort de onveilige fax niet thuis."

Feestelijk moment
Het Tergooi ziekenhuis, en met name de organisaties die gefaxt werden door Tergooi, waren er destijds nog niet klaar voor om de fax de deur uit te doen. “De trombosedienst werkte bijvoorbeeld nog niet met veilige mail. Maar er waren meer struikelblokken die zorgden dat het project ‘on hold’ werd gezet. Deze keer hebben we alle externe partners voorbereid en geïnformeerd dat de fax 1 december zou worden uitgezet. Intern is van de overgang een feestelijk moment gemaakt, met op alle lege faxplekken een nieuwe plant.”

Kwestie van doen
“Dat er deze keer ‘momentum’ was, heeft echt geholpen om de fax nu wel succesvol te verbannen,” gaat de jonge enthousiaste projectleider verder. “We stevenen met het ziekenhuis af op een andere manier van werken. Dan moet je alle werkprocessen onder de loep leggen. De werkgroep ‘Werken in nieuw Tergooi’ heeft dat opgepakt. In deze groep zaten managers, afdelingssecretariaten en doktersassistenten.

We ontdekten dat het fax-zwaartepunt bij de poli’s lag. Daarom is eerst op een van de poli’s een pilot gedraaid met veilige mail, een goed en veilig alternatief voor de fax. Dat systeem was al aanwezig in het ziekenhuis, maar mensen waren nog niet gewend om ermee te werken. Dan is het een kwestie van doen en zien waar je tegenaan loopt.”

Moet dat echt?
Het verzamelen van alle mailadressen bleek het grootste struikelblok. Sanne weet nog wat een klus dat was. “Je moet letterlijk álle instanties afzonderlijk benaderen voor het juiste mailadres. Nu staan alle adressen nog in een Excel-bestand. Alle betrokkenen kunnen het raadplegen. Maar het liefst willen we de mailadressen aanklikbaar hebben vanuit het EPD.

Helaas was hiervoor nog geen veld beschikbaar. Daar werkt de afdeling Applicatiebeheer nu hard aan. In een samenwerking tussen onze EPD leverancier en onze applicatiebeheerders zijn er velden beschikbaar gesteld binnen het EPD. Een landelijk uitwisselbaar adressenbestand had dit probleem direct opgelost. Voor ons en andere ziekenhuizen.”

"De combinatie van aanleiding en aandacht voor de mens was hier de sleutel tot het succesvol uitfaseren van de fax."

Aandacht voor de mens
“Ik heb gemerkt dat veel mensen echt wel weten dat je sneller, beter of veiliger kunt werken. Artsen snappen dat het met de hand ondertekenen van een overlijdensbrief en die naar de huisarts faxen niet meer van deze tijd is. Maar zolang niemand verandering verlangt, gebeurt er niks. Nu hebben we alle achterhaalde werkwijzen geïnventariseerd en gemoderniseerd.

Natuurlijk waren er afdelingen die dat lastig vonden”, bekent Sanne. “Daarom is aandacht voor de mens binnen zo’n proces zo belangrijk. We zijn met ons hele team langs alle poli’s gegaan om de processen in kaart te brengen. Later zijn verbeteringen besproken en was er ruimte voor tests en vragen. De combinatie van aanleiding en aandacht voor de mens was hier de sleutel tot het succesvol uitfaseren van de fax.”

Iedereen profiteert
Veilig werken staat voorop in het nieuwe Tergooi MC. Maar niet meer faxen heeft meer voordelen, ziet Sanne een paar maanden later in de praktijk. “Ik hoor van mensen dat ze gegevens en bestanden beter kunnen bundelen. En dat de nieuwe werkwijze veel tijdwinst oplevert. Daar profiteert iedereen van.” En de trombosedienst? “Die was heel blij met deze stap. Zij werken inmiddels namelijk ook met veilige mail. Dus als iedereen stapjes maakt, dan komen we er wel.”

Download als pdf