In gesprek met:

Marc van Wijk

Huisarts en medisch directeur bij Zorgorganisatie Eerste Lijn

& Eline Loomans

Projectmanager Digitale Zorg bij DSW Zorgverzekeraar

‘Hoe zorg je dat alle zorgaanbieders in een kleine regio de fax wegdoen? De zorgorganisaties in de regio Nieuwe Waterweg Noord (NWN) en Delfland, Westland en Oostland (DWO) stelden die vraag al in 2018. De naderende AVG gaf hen een boost om het onveilig uitwisselen van gegevens vlot te trekken. Want dat faxen niet veilig is, stond als een paal boven water.

De zorgorganisaties in de regio komen samen in de regionale stuurgroep ICT. Binnen deze stuurgroep is Marc van Wijk (huisarts en medisch directeur Zorgorganisatie Eerste Lijn (ZEL) is voorzitter en Eline Loomans (Projectmanager Digitale Zorg bij DSW Zorgverzekeraar) secretaris. Ze werken regelmatig aan wat ze ‘laaghangend fruit’-projecten noemen. Hiermee kijken ze met een gezamenlijk doel naar de systemen en middelen die veel worden gebruikt in de regio. “Deze willen we optimaal benutten om AVG-proof met elkaar uit te wisselen.” Ze leggen uit wat er op hun pad kwam en benoemen hun ‘geheim’ van succesvolle uitfasering van de fax.

"De fax weg uit de regio? Formuleer een doel
en regel het sámen!"

Elkaar aanspreken op faxgebruik
Het uitfaseren van de fax is een van de projecten die ze succesvol hebben opgepakt. Marc: “We hebben in 2018 de afspraak gemaakt niet meer te faxen, omdat het niet AGV-proof is. In de uitfaseerfase is een veilig alternatief gevonden, veilige mail. Ondanks dat, bleven organisaties nog regelmatig faxen van collega-zorgaanbieders ontvangen. Als stuurgroep besloten we deze partijen zelf verantwoordelijk te maken. Iedereen kent elkaar goed, dus we hebben gezegd: los het sámen op. Als je van een ander nog een fax krijgt, bel diegene op en benoem je dat je niet meer faxt. Uiteraard leg je ook de alternatieve werkwijze uit. Het heeft even geduurd, maar al snel merkten we een positieve reactie.”

Veilig uitwisselen geeft rust
Met name voor apothekers bleek het lastig om de fax weg te doen, vertelt Eline: “Ze krijgen informatie van allerlei kanten. Van de thuiszorgorganisaties, tandartsen of een andere partij buiten de regio. De fax bleef een middel om bij spoed op terug te vallen.” Marc benadrukt dat je helaas niet iedereen aan een touwtje hebt. “We bieden onze digitale oplossing aan andere regio’s aan, maar we willen wel zelfstandig opereren. Anders verlies je je slagvaardigheid die we nu als kleine regio juist wel hebben. Gelukkig kunnen door simpele digitale toepassingen zoals veilige mail steeds meer partijen veilig met ons uitwisselen. Dat geeft veel rust.”

Slim onderhandelen voor de regio
“In onze regio werken zorgaanbieders met Enovation”, gaat Marc verder over het systeem waarvoor gekozen is. “We hebben wel naar alternatieven gekeken voor veilige mail, maar uiteindelijk gekozen voor het uitbreiden van het huidige meestgebruikte systeem.” Iedereen binnen de regio gebruikt nu Safe relay van Enovation. Eline: “Zo kunnen we ook gebruikmaken van elkaars adresboek. Het mooie is dat we voor de regio een betaalbare mantelovereenkomst hebben afgesloten, waar we ook paramedici van willen laten profiteren. We willen voor iedereen de drempel laag houden om mee te doen.”

"Iedereen binnen de regio gebruikt nu Save relay van Enovation. Zo kunnen we ook gebruikmaken van elkaars adresboek."

Samenwerken zichtbaar maken
Het geheim voor succesvol uitfaseren van de fax is volgens Marc een gezamenlijk doel formuleren. Een oplossing waar iedereen belang bij heeft. “AVG-proof uitwisselen is ons doel en daar werken we stap voor stap aan. Je moet elkaar wel kénnen om elkaar op gemaakte afspraken aan te durven spreken. Daarvoor moet je regelmatig bij elkaar komen en vertrouwen winnen.”

Eline vindt ook dat het gemeenschapsgevoel de succesfactor is binnen deze regio. “Dat hebben we gevisualiseerd op een flyer die iedereen gebruikt en die ik overal terugzie. Hierop staan per uitwisseling de systemen die we gebruiken, de afspraken dus. Ook staan alle logo’s van de samenwerkende partijen erop. Dat we het samen doen is zo heel zichtbaar.”

Download als pdf