12.10.2023
In gesprek met:
Malou van Puijenbroek
Informatie-adviseur VVT-instelling Thebe
Malou van Puijenbroek is informatie-adviseur, ze
begeleidde haar collega’s bij het uitfaseren van de
fax. “Hiervoor gebruikten we onder andere de toolkit
van Faexit, waardoor we nergens moeilijkheden
hebben ervaren.”
Thebe is per half september faxloos. “En dat is
op een natuurlijke manier gegaan, heel soepel”,
vertelt Malou. “Omdat we al veel met Secure Mail
van Enovation werkten, werd er nog weinig gefaxt.
Iedereen begreep dat het om veiligheidsredenen
noodzakelijk was helemaal afscheid te nemen van
de fax. Daarom hebben we eerst geïnventariseerd
waar dat nog wel gebeurde en met wie. We konden
automatisch zien welke apparaten nog gebruikt
werden.”
"Een grote groep heeft niks gemerkt van de overgang."
Digitaal alternatief
Het bleek dat er alleen nog binnenkomend
faxverkeer was. “Alleen enkele artsen en laboratoria
gaven nog de voorkeur aan de fax. Maar ook zij
begrepen dat we wilden overstappen. Na de
aankondiging om te stoppen, hebben de fax nog een
tijdje aan laten staan om te zien wat er gebeurde.
Dat was bijzonder weinig. We waren niemand
vergeten. En dus kon de laatste fax ook echt uit.”
Geen weerstand
Malou was blij verrast om te merken hoe
voortvarend collega’s meehielpen bij de overgang. “Iedereen stond ervoor open de fax de deur uit te
doen. Ik heb bij niemand weerstand gevoeld. Faexit
heeft een heel concreet en makkelijk te volgen
stappenplan. Hiermee was het heel eenvoudig
werken. Na de inventarisatie hadden we een goed
overzicht van de faxen die nog gebruikt werden.
De
teams bij wie deze faxberichten binnenkwamen,
hebben zelf contact gezocht met de externe
partij en een digitaal alternatief besproken. De
mensen op afstand stonden ook open voor een
andere manier van communiceren, iedereen
ging er makkelijk in mee. De contactpersonen
voelden zich verantwoordelijk om de externe
collega’s te helpen. Dat waren korte, snelle lijntjes.
Die vaste contactpersonen voor mensen buiten
onze organisatie waren erg prettig. Zo ontstond
eigenlijk nergens oponthoud. En ook intern was er
geen onduidelijkheid. Ik denk dat een grote groep
collega’s niks heeft gemerkt van de hele overgang.”
Nog meer automatiseren
Na de inventarisatie heeft het zo’n twee maanden
geduurd tot de laatste fax werd uitgezet. “Er zijn
dingen in de zorg die meer tijd vragen”, lacht
Malou. “De volgende stap is onderzoeken welke
informatie mensen nog op papier versturen. We
gaan kijken of we die papierstromen ook kunnen
digitaliseren vanwege veiligheid, foutgevoeligheid,
duurzaamheid en efficiëntie. Dit valt ook een
beetje binnen de scope van het Faexit-project.
Daarom probeer ik dat ook binnen de looptijd
van het project in beeld te krijgen. Aan sommige
zaken kan ik niet makkelijk iets veranderen, die
zullen meer tijd vragen. Ook al wordt er al hard aan
gewerkt. Denk aan de verpleegkundige overdracht
en het wonddossier. Daarom probeer ik nu in kaart
te brengen wat we al wél kunnen doen.”