In gesprek met:

Maarten Timmers

Huisarts, mede oprichter CMIO Netwerk Eerste Lijn, CMIO voor Rijnmond Dokters en vaandeldrager van Faexit.

Maarten Timmers werkt drie dagen in de week
als praktijk houdend huisarts in een krachtwijk in Rotterdam zuid. Ook werkt hij als Chief Medical Information Officer (CMIO) voor Rijnmond Dokters, een coöperatie van samenwerkende huisartsen in de regio Rijnmond. ‘Het geeft mij energie die twee te combineren. Om vanuit de praktijk te zorgen voor innovatie en digitalisering van de eerstelijnszorg.’ Daarnaast bemoeit hij zich met – en is hij mede oprichter van het CMIO netwerk eerste lijn.

"We moeten stoppen met e-mailen over patiënten, we moeten naar gestructureerde data uitwisseling."

Om te beginnen is de fax één groot, doorlopend data-lek. Hoe je het ook inregelt. Het is niet goed herleidbaar in het algemeen, niet veilig, er is geen goede feedbackcyclus of gesloten communicatiecirkel. Het enige dat je zeker weet is dat het door je scanner is gegaan. Er is niets te herleiden, alleen dat iemand op een bepaald tijdstip iets naar ergens anders heeft verstuurd.

Verstorend apparaat
Toen corona begon was ik net bij mijn collega’s aan het lobbyen om van de fax af te stappen. Dat kwam voort uit een wens om onze communicatiekanalen in de praktijk te stroomlijnen en het werk aan de administratieve kant eenvoudiger te maken. De fax speelde daar een verstorende rol in, dat voelde ik. Met de komst van Covid kwam er meer werk op ons af en ontstond er tegelijkertijd ruimte om een aantal bedrijfsprocessen onder de loep te nemen. Daar heb ik mijn kans gegrepen.

Klein onderzoek
De vraag was hoe ik dat ding de deur uit kon krijgen. Waar gebruikten we de fax überhaupt nog voor? Om daar zicht op te krijgen startte ik een klein onderzoekje en vroeg de assistentes: als je nou uitgaand faxt, schrijf het even op. Hou in één of twee woorden bij wat je naar wie faxt. Dat gaf mij heel veel inzicht. Zo faxten we extreem veel recepten terwijl we daar een goed alternatief voor hebben. Niet naar apotheken elders in het land wat me nog logisch leek, maar letterlijk naar de apotheek om de hoek! Verder viel op dat er veel kopieën van digitale (edifact) recepten werden gefaxt. Daar zijn we toen gewoon mee gestopt en er kraaide geen haan naar. We hielden onszelf bezig met een handelingsstroom die totaal overbodig was.

Enorm omslachtig
De fax lijkt een gebruiksvriendelijk apparaat, je toetst iets in en het is weg. Je hoeft niet in te loggen, de adressen zijn bekend, je weet dat het ergens terecht komt waar het snel onder ogen komt. Dat vinden mensen in de zorg bij e-mail spannende. Toch houdt de fax onnodig veel mensen bezig. Als een patiënt belt over een recept, zoekt de assistente het recept op in het systeem, drukt het af, moet mij om een handtekening vragen en komt naar mijn kamer of legt het recept ergens neer. Als ik het dan heb getekend moet ze het scannen en faxen, waar het aan de andere kant wordt afgedrukt, gescand en weer in een systeem van de apotheek wordt gezet. Een enorm omslachtige procedure die iedereen normaal vond waar niemand iets van zei. Nu besparen we tijd van drie vier mensen.

Alternatieven
Voordat we van de fax afstapten bespraken we in de praktijk wat de alternatieve routes konden zijn voor de fax. Dat was primair gestructureerd via edifact of zorgdomein, als alternatief daarvan zorgmail en als laatste op papier waarbij de patiënt het komt halen. Bij de assistentes leefde er in beginsel wel angst om patiënten teleur te stellen, dus maakten we een duidelijk plan.

Plan van aanpak
Het uitgangspunt werd: we faxen in principe niet, maar als het echt noodzakelijk lijkt dan doe je het gewoon. We trekken de grens niet tot bloedens toe. Maar als je voor je gevoel moet faxen overleg je dan met mij. Dan kijken we samen of er een goed alternatief is en als baas ben ik dan eindverantwoordelijk. Daardoor voelde de assistenten zich gesteund om dit proces in te gaan en dat leverde ook hele leuke gesprekken op.

In gesprek
Zo belde er een poli van een groot ziekenhuis in de buurt dat in de verwijzing die we hadden gestuurd pagina drie van vijf ontbrak. Zonder complete verwijzing konden zij de patiënt niet oproepen. Of wij pagina drie nog eens wilden faxen. Daarop rees bij ons de vraag: hoezo pagina drie van vijf? Wij hebben onze verwijzing via gestructureerde informatieoverdracht verzonden, dat is voor ons één lange pagina. Ik weet helemaal niets van paginanummers, laat staan wat er dan op pagina drie zou staan.

Navraag leerde dat onze digitale verwijzing door de poli werd afgedrukt en er een structureel probleem in de aansturing van hun printer bestond. Die poli had heel vaak te maken met een ontbrekende derde pagina en hield onbedoeld een veelheid aan praktijken bezig met de vraag om pagina drie opnieuw te faxen.

Kennistekort
Als mijn assistenten zeiden geen fax meer te hebben en dat wij berichten per mail wilden ontvangen kregen zij vaak het antwoord dat de mail niet veilig was. Dan gaven ze mij aan de lijn, legde ik het uit, werd ik aan hun kant doorverbonden naar een leidinggevende daar en moest ik het opnieuw uitleggen. Op uitvoerend niveau moest dat bewustzijn echt nog groeien. Veel partners hadden zelf niet goed duidelijk hoe de veiligheid er aan hun kant uit zag.

Niet toevoegen maar snoeien
Het was leuk om met andere partijen te bespreken hoe we efficiënter kunnen samenwerken op praktisch niveau. Vaak zijn we aan het toevoegen aan het oude in plaats dat we in samenspraak snoeien. Ik gun het iedereen om zijn communicatiestromen langs de meetlat te leggen, zoals wij gedaan hebben bij het stoppen met faxen. Als je dat verbeterd hebben twee partijen winst. Veel programma’s gaan over uitwisselen en zijn dan vooral gericht op méér uitwisselen. Ik wil niet méér uitwisselen maar minder of slimmer.

Gestructureerde data-uitwisseling
Stoppen met faxen was een heel boeiende manier om samen met mijn medewerkers en andere organisaties te kijken of wat we deden slimmer kon. Om ingesleten patronen tegen het licht te houden. Waar je als zorg naartoe wil, is dat de computer meer voor je doet. De fax gaat niet meer voor je doen. Het liefst had ik papier afgeschaft. Papier is eigenlijk nog storender. Papier zou het volgende moeten zijn. Dat is wat moeilijker om weg te krijgen, maar informatie technisch is dat eigenlijk stap één. We moeten stoppen met e-mailen over patiënten, we moeten naar gestructureerde data uitwisseling.

Faexit zie ik als een beweging van energie om de fax weg te krijgen. Technisch gezien kunnen we al tien jaar zonder de fax. Het is gedrag en zingeving. Kom een keer praten, het is niet zo eng. Wat mij betreft is stoppen met faxen de makkelijkste interventie die je in je organisatie kunt doen om je organisatie efficiënter te maken in haar gegevensuitwisseling.

Download als pdf