10.05.2022
Maarten Timmers werkt drie dagen in de week
als praktijk houdend huisarts in een krachtwijk in
Rotterdam zuid. Ook werkt hij als Chief Medical
Information Officer (CMIO) voor Rijnmond Dokters,
een coöperatie van samenwerkende huisartsen in
de regio Rijnmond. ‘Het geeft mij energie die twee
te combineren. Om vanuit de praktijk te zorgen voor
innovatie en digitalisering van de eerstelijnszorg.’
Daarnaast bemoeit hij zich met – en is hij mede
oprichter van het CMIO netwerk eerste lijn.
Om te beginnen is de fax één groot, doorlopend data-lek. Hoe je het ook inregelt. Het is niet goed herleidbaar in het algemeen, niet veilig, er is geen goede feedbackcyclus of gesloten communicatiecirkel. Het enige dat je zeker weet is dat het door je scanner is gegaan. Er is niets te herleiden, alleen dat iemand op een bepaald tijdstip iets naar ergens anders heeft verstuurd.
Verstorend apparaat
Toen corona begon was ik net bij mijn collega’s
aan het lobbyen om van de fax af te stappen.
Dat kwam voort uit een wens om onze
communicatiekanalen in de praktijk te stroomlijnen
en het werk aan de administratieve kant eenvoudiger
te maken. De fax speelde daar een verstorende rol
in, dat voelde ik. Met de komst van Covid kwam er
meer werk op ons af en ontstond er tegelijkertijd
ruimte om een aantal bedrijfsprocessen onder de
loep te nemen. Daar heb ik mijn kans gegrepen.
Klein onderzoek
De vraag was hoe ik dat ding de deur uit kon
krijgen. Waar gebruikten we de fax überhaupt nog
voor? Om daar zicht op te krijgen startte ik een
klein onderzoekje en vroeg de assistentes: als je
nou uitgaand faxt, schrijf het even op. Hou in één
of twee woorden bij wat je naar wie faxt. Dat gaf
mij heel veel inzicht. Zo faxten we extreem veel
recepten terwijl we daar een goed alternatief voor
hebben. Niet naar apotheken elders in het land
wat me nog logisch leek, maar letterlijk naar de
apotheek om de hoek! Verder viel op dat er veel
kopieën van digitale (edifact) recepten werden
gefaxt. Daar zijn we toen gewoon mee gestopt en
er kraaide geen haan naar. We hielden onszelf bezig
met een handelingsstroom die totaal overbodig
was.
Enorm omslachtig
De fax lijkt een gebruiksvriendelijk apparaat, je
toetst iets in en het is weg. Je hoeft niet in te loggen,
de adressen zijn bekend, je weet dat het ergens
terecht komt waar het snel onder ogen komt. Dat
vinden mensen in de zorg bij e-mail spannende.
Toch houdt de fax onnodig veel mensen bezig.
Als een patiënt belt over een recept, zoekt de
assistente het recept op in het systeem, drukt het
af, moet mij om een handtekening vragen en komt
naar mijn kamer of legt het recept ergens neer. Als
ik het dan heb getekend moet ze het scannen en
faxen, waar het aan de andere kant wordt afgedrukt,
gescand en weer in een systeem van de apotheek
wordt gezet. Een enorm omslachtige procedure die
iedereen normaal vond waar niemand iets van zei.
Nu besparen we tijd van drie vier mensen.
Alternatieven
Voordat we van de fax afstapten bespraken we in de
praktijk wat de alternatieve routes konden zijn voor
de fax. Dat was primair gestructureerd via edifact
of zorgdomein, als alternatief daarvan zorgmail en
als laatste op papier waarbij de patiënt het komt
halen. Bij de assistentes leefde er in beginsel wel
angst om patiënten teleur te stellen, dus maakten
we een duidelijk plan.
Plan van aanpak
Het uitgangspunt werd: we faxen in principe
niet, maar als het echt noodzakelijk lijkt dan
doe je het gewoon. We trekken de grens niet tot
bloedens toe. Maar als je voor je gevoel moet
faxen overleg je dan met mij. Dan kijken we samen
of er een goed alternatief is en als baas ben ik
dan eindverantwoordelijk. Daardoor voelde de
assistenten zich gesteund om dit proces in te gaan
en dat leverde ook hele leuke gesprekken op.
In gesprek
Zo belde er een poli van een groot ziekenhuis in de
buurt dat in de verwijzing die we hadden gestuurd
pagina drie van vijf ontbrak. Zonder complete
verwijzing konden zij de patiënt niet oproepen.
Of wij pagina drie nog eens wilden faxen. Daarop
rees bij ons de vraag: hoezo pagina drie van vijf?
Wij hebben onze verwijzing via gestructureerde
informatieoverdracht verzonden, dat is voor
ons één lange pagina. Ik weet helemaal niets van
paginanummers, laat staan wat er dan op pagina
drie zou staan.
Navraag leerde dat onze digitale
verwijzing door de poli werd afgedrukt en er een
structureel probleem in de aansturing van hun
printer bestond. Die poli had heel vaak te maken
met een ontbrekende derde pagina en hield
onbedoeld een veelheid aan praktijken bezig met
de vraag om pagina drie opnieuw te faxen.
Kennistekort
Als mijn assistenten zeiden geen fax meer te
hebben en dat wij berichten per mail wilden
ontvangen kregen zij vaak het antwoord dat de mail
niet veilig was. Dan gaven ze mij aan de lijn, legde ik
het uit, werd ik aan hun kant doorverbonden naar
een leidinggevende daar en moest ik het opnieuw
uitleggen.
Op uitvoerend niveau moest dat bewustzijn echt
nog groeien. Veel partners hadden zelf niet goed
duidelijk hoe de veiligheid er aan hun kant uit zag.
Niet toevoegen maar snoeien
Het was leuk om met andere partijen te bespreken
hoe we efficiënter kunnen samenwerken op
praktisch niveau. Vaak zijn we aan het toevoegen aan
het oude in plaats dat we in samenspraak snoeien.
Ik gun het iedereen om zijn communicatiestromen
langs de meetlat te leggen, zoals wij gedaan hebben
bij het stoppen met faxen. Als je dat verbeterd
hebben twee partijen winst. Veel programma’s
gaan over uitwisselen en zijn dan vooral gericht op
méér uitwisselen. Ik wil niet méér uitwisselen maar
minder of slimmer.
Gestructureerde data-uitwisseling
Stoppen met faxen was een heel boeiende manier
om samen met mijn medewerkers en andere
organisaties te kijken of wat we deden slimmer kon.
Om ingesleten patronen tegen het licht te houden.
Waar je als zorg naartoe wil, is dat de computer
meer voor je doet. De fax gaat niet meer voor je
doen. Het liefst had ik papier afgeschaft. Papier is
eigenlijk nog storender. Papier zou het volgende
moeten zijn. Dat is wat moeilijker om weg te krijgen,
maar informatie technisch is dat eigenlijk stap één.
We moeten stoppen met e-mailen over patiënten,
we moeten naar gestructureerde data uitwisseling.
Faexit zie ik als een beweging van energie om de fax weg te krijgen. Technisch gezien kunnen we al tien jaar zonder de fax. Het is gedrag en zingeving. Kom een keer praten, het is niet zo eng. Wat mij betreft is stoppen met faxen de makkelijkste interventie die je in je organisatie kunt doen om je organisatie efficiënter te maken in haar gegevensuitwisseling.
Download als pdf