23.03.2023
In gesprek met:
Eva Veen
Manager bedrijfsvoering Kliniek Oud-Zuid
De AVG drukte de medewerkers van Kliniek Oud
Zuid enkele jaren geleden met hun neus op de
feiten. “Toen zagen we in hoe onveilig faxen is. Dan
ga je direct nadenken over hoe het anders moet”,
stelt Eva Veen, manager bedrijfsvoering van Kliniek
Oud Zuid. “Gelukkig was er een gebruiksvriendelijk
alternatief, dat we nu nog steeds met veel plezier
gebruiken.”
Faxen gebeurde voorheen vooral tussen de
kliniek en de apotheek. “We gebruikten de fax
nog af en toe om recepten door te sturen. Toen
duidelijk werd dat er een veiliger alternatief was,
hebben we daar direct op geanticipeerd. Want
patiëntveiligheid staat bij ons voorop. We maakten
kennis met Zorgmail en zijn veilig gaan mailen. Zo is
de fax geleidelijk naar de achtergrond verdwenen.”
"Faxen is een no-go als patiëntveiligheid hoog in het vaandel staat."
Niet iedereen is digitaal vaardig
Echte struikelblokken heeft Eva in die
overgangsperiode niet ervaren. “Het voordeel van
faxen was dat er een papiertje uit kwam rollen. Dat
wordt fysiek door iemand opgepakt. We merkten
in het begin dat nog niet iedereen bekend was
met het zorgmailsysteem. Collega’s kennen het
systeem inmiddels wel. Bij vooral oudere patiënten
ligt dat soms anders. Wij kunnen alles wel willen
digitaliseren, maar zij zijn gewoon niet zo digitaal
vaardig. Dat vind ik weleens sneu. Het vraagt dan
wat extra hulp en uitleg van mij en mijn collega via
de telefoon. Voor ons kent Zorgmail inmiddels geen
geheimen meer en vinden het prettig werken.”
Faxnummer verwijderd
Het is mooi, vindt Eva, dat iedereen langzaam maar
zeker tot de conclusie komt dat faxen een no-go
is. “Overstappen is bij ons heel geleidelijk gegaan.
We hebben niet iedereen hoeven informeren over
onze nieuwe werkwijze. Anderen zijn namelijk ook
bezig de fax uit te faseren. Ik denk dat we vorig
jaar zomer de laatste fax hebben ontvangen. Ons
faxnummer stond nog op de website. Sinds we
het nummer daar hebben verwijderd, wordt er niet
meer gefaxt. Zo simpel werkt het. Iedereen afbellen
dat de fax er uitgaat was niet nodig.”
Veilig mailen verankeren
Dat de patiëntveiligheid nog niet voor iedereen
prioriteit heeft, merkt Eva toch nog steeds in de
praktijk. “Sommige zorgverleners nemen niet de
moeite om veilig te mailen. Dan krijgen we opeens
een patiëntendossier in de gewone mailbox. Ik denk
dan: oei, dat had ik niet zo gedaan. Maar ik voel me
ook niet in de positie om ze daarop te wijzen.
Het is belangrijk dat zorgaanbieders het veilig mailen
van patiëntgegevens verankeren in hun organisatie.
Dat het een automatisme wordt. Ik verwijder zo’n
ontvangen mail direct. Want de privacy van een
patiënt staat hier hoog in het vaandel. De fax de
deur uit doen is echt geen hogere wiskunde. Maar
wel een mooie verbetering.”