In gesprek met:

Monique Jongejan

Hoofd Medisch Secretariaat bij het Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis

& Hanneke Wind

Projectleider Faexit bij het Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis

“Het verbaast me dat het Antoni van Leeuwenhoek (AvL) als Faexit-voorbeeld fungeert, want ik dacht dat we een van de laatste faxgebruikers in Nederland waren.” Aan het woord is Monique Jongejan, onder meer Hoofd Medisch Secretariaat bij het AvL én voorvechter van digitalisering in de zorg. Precies om deze misvatting mogen Monique en projectleider Hanneke Wind hun succesverhaal delen. Met een flink team ‘grootverbruikers’ hebben ze de fax definitief de deur uit gezet.

Het Antoni van Leeuwenhoek streeft op verschillende terreinen naar digitalisering. “En de fax houdt een flinke papier business in stand”, stelt Monique. “Dan moet je op een gegeven moment vanuit het managementteam beslissen: we stoppen ermee. Een pilot om digitaal recepten te versturen, het stoppen van de ISDN-lijnen en de aanschaf van nieuwe (faxloze) printers waren hiervoor goede aanleidingen.”

"Het gaat erom de gewenste beweging op gang te brengen."

Kartrekkers verzamelen
Volgens Hanneke zijn het stellen van een deadline en de betrokkenheid van het management belangrijke succesfactoren. “Op die manier laat je weinig ruimte over voor mensen om ertegenin te gaan. Het gaat erom de gewenste beweging op gang te brengen. Natuurlijk snapten we dat mensen hun gedrag moeten veranderen en daar hebben we ook heel goed op ingespeeld.

Zo heb ik eerst een team bij elkaar gezocht met grootgebruikers: iemand van de apotheek, een laborant, een radioloog, verpleegkundigen en secretariaat medewerkers. Elke afdeling kreeg een ‘kartrekker’ om de werkprocessen te inventariseren en uiteindelijk aan te passen. Later kwam daar ook de ICT-afdeling bij en heeft communicatie meegedacht over de interne en externe berichtgeving.”

Luisteren, uitleggen en napraten
Monique kijkt tevreden terug op het proces en heeft weinig weerstand gevoeld. “Goed luisteren, uitleggen en napraten is essentieel om zo’n project te doen slagen. Een van mijn beleidsmedewerkers heeft daarom gedurende het project heel veel gepraat met alle voormalige faxgebruikers. Omdat het veelal om parttimers gaat, was het best een klus om iedereen overal bij te betrekken. Maar de boodschap en de wens waren helder en de deadline van het management stond vast. Dat was een goed begin. Op die manier kregen we zelfs de mensen mee die in eerste instantie niet zo enthousiast waren over de veranderingen. Uiteraard stuit je altijd op technische ongemakken, maar met elkaar zijn we daar heel goed uitgekomen.”

Onze fax is out of office
“Om de fax kwijt te raken, hebben we als AvL het goede voorbeeld gegeven door zelf geen faxen meer te versturen. We hebben in die periode onze externe partners laten weten wanneer we geen faxen meer konden ontvangen. In die brief is ook uitgelegd hoe we wél willen communiceren, namelijk door de juiste (veilige) mailadressen te communiceren. Die intensieve voorbereiding betaalde zich snel terug.” aldus Hanneke.

Monique legt uit dat zij en haar collega’s dat eerst nog een periode hebben gemonitord. “Maar op een gegeven moment hebben we dit losgelaten. Via de out of office reply van de fax vinden externe verwijzers inmiddels hun weg naar onze mailboxen. Als een landelijke medisch specialistische organisatie als het AvL zonder fax kan werken, dan kan iedereen het!”

"Als het Antoni van Leeuwenhoek faxloos kan werken, dan kan iedereen het!"

Oplossing adressenbeheer
De faxlijnen in het AvL zijn dicht. Wat is het alternatief? Het liefst zou Monique via het elektronische patiëntendossier HiX gegevens delen. “Maar zover is het helaas nog niet. De ‘scan to mail-functie’ op de nieuwe printers is een stap in de goede richting. Je scant dan bijvoorbeeld een recept om vervolgens via ‘Veilige mail’ of ‘Zorgdomein’ te versturen.

Daarnaast hebben we in het AvL een ‘print to share’ optie. Een document komt dan direct als pdf in de bijlage van je mail terecht.” Het mailadressenbeheer dat hierbij komt kijken, is voor Monique en haar teams wel een struikelblok. “Een faxnummer opzoeken ging snel, nu moet je een nieuwe administratie aanleggen van complexe mailadressen.” Ze is blij dat VZVZ werkt aan een zorgadresboek plug-in voor Outlook. “Zorgorganisaties zijn dan zelf verantwoordelijk voor het invullen van de juiste mailadressen. Als dat eenmaal staat, kun je vanuit je mailbox snel het juiste adres opzoeken en aanklikken.”

Faexit uitrollen
Het goede voorbeeld van het AvL, helpt Hanneke als projectleider bij het uitrollen van Faexit bij de andere ziekenhuizen in de RSO-regio Sigra. “Ik merk wel dat het niet overal zo soepel gaat. Zeker niet als er van bovenaf geen urgentie voor dit probleem is. Bij het AvL hadden we één team met dezelfde missie. Met slechts een paar enthousiastelingen red je het niet. Ik ga die uitdaging graag aan om een faxloze zorg te realiseren.”

Download als pdf