In gesprek met:

Frank Kuiper

Consultant en projectmanager Zorg & ICT, GGZ Oost Brabant

“Wij houden ons al jaren bezig met informatieveiligheid en weten dat de fax niet heel veilig is. Daarom is het goed dat we de fax uitfaseren. We doen dat in twee stappen. De eerste stap hebben we afgelopen voorjaar al genomen: medewerkers kunnen geen faxen meer uitsturen. Vanaf januari 2023 stoppen we ook met het ontvangen van binnenkomende faxen. Dat is stap twee.”

“Sinds een aantal jaren hebben we een informationsecurity officer om de informatieveiligheid te vergroten. Veilige e-mail was zo al een onderdeel geworden van die veiligheid. Veel mensen gebruikten bij ons al veilige e-mail om vertrouwelijke gegevens te versturen. Helemaal stoppen met het uitsturen van faxen werd concreet toen we eerder dit jaar de telefooncentrale aanpasten.”

"Het uitfaseren van de fax gebeurt bij ons in twee stappen. Bij die stappen horen verschillende acties."

De stekker eruit trekken
“Op dat moment ontstond de vraag: wat doen we met de faxlijnen? Nou, die konden wel weg. We waren er eigenlijk al klaar voor. Het verliep heel soepel, doordat de meeste secretariaten al overgestapt waren op veilige e-mail. Je doet zoiets natuurlijk wel zorgvuldig. Voor de zekerheid hebben we een rondje gemaakt langs alle secretariaten met de vraag of het een probleem zou zijn als we de stekker eruit trokken. Dat was niet het geval, dus we konden meteen door.”

Kennisgeving naar buiten
“Het was binnen onze organisatie logisch om te stoppen met het versturen van faxen. Nu willen we ook stoppen met het ontvangen ervan. Dat is onze tweede stap bij het uitfaseren van de fax. Degene die ons gegevens toestuurt, moet voor een andere oplossing dan de fax gaan kiezen.

De Faexit-campagne is daarbij een helpende stimulans. Uit onze inventarisatie blijkt dat het gaat om drie organisaties die ons nog veel gegevens faxen. In het kader van de Faexit-campagne pakken we nu meteen door. Op onze externe website komt een kennisgeving te staan om aan te geven dat wij stoppen met faxen. Zo is van buitenaf zichtbaar dat wij dit nu doen.”

In gesprek met externe partijen
“Je kunt natuurlijk gewoon de stekker eruit trekken, maar dat is niet realistisch. Twee van de instellingen van wie we nog faxen krijgen zijn ziekenhuizen. Eén ervan stuurt bijvoorbeeld nog labuitslagen via de fax. Die wil je niet zomaar blokkeren. We zijn daarover met hen in gesprek.

Het benaderen van de juiste persoon binnen organisaties is daarbij wel lastig. Op een binnenkomende fax staat vaak alleen een faxnummer. Aangezien wij geen faxen meer terugsturen, kunnen wij daarop niet meer rechtstreeks reageren. Aan de andere kant, ziekenhuizen zijn ook bezig met Faexit. Dus het inzicht dat dit gaat gebeuren leeft daar ook wel.”

"Faexit heeft het uitfaseren van de fax bij ons bespoedigd."

Faxnummers weghalen
“We realiseren ons dat onze faxnummers overal weggehaald moeten worden uit onze communicatie. Daarom gaan we nog een keer kritisch met de stofkam door de website om te kijken of er niet nog ergens faxnummers staan. En we halen faxnummers uit brieven die vanuit het EPD automatisch gegenereerd worden.”

Stimuleren een betere route te kiezen
“Als organisaties geen faxen meer kunnen ontvangen, kunnen verzendende partijen ze niet meer kwijt. Dan is het einde oefening: de resterende partijen móeten dan wel alternatieven kiezen. En dan vinden ze die ook.

Je kunt het zo zien: door anderen te belemmeren jou straks nog een fax te sturen, stimuleer je ze een andere, betere route te kiezen. Dat is misschien een goede tip als je toch op weerstand stuit.”

Download als pdf